Les actions

Activités

Le suivi et l’évaluation du projet seront exercés par un comité d’accompagnement transfrontalier, composé:
- de l’ensemble des Opérateurs;
- des représentants des Autorités belges et françaises concernées;
- des représentants des services instructeurs français et belges assurant le suivi du projet;
- des antennes concernées de l’Equipe technique.

Ce Comité a notamment pour mission:
- d’examiner et de valider l’état d’avancement transfrontalier du projet sur base d'un rapport d'activités semestriel;
- de jouer un rôle de conseil et de guidance auprès des opérateurs dans le cadre du déroulement et de la mise en œuvre du projet;
- de valider les modifications mineures et de proposer au Comité de Pilotage les modifications majeures relatives à la mise en œuvre du projet.

En termes d’organisation, le Comité d’accompagnement se réunira à l’initiative de l’Opérateur chef de file, au minimum deux fois par an. L’Opérateur chef de file en assurera le secrétariat. Les Opérateurs fourniront quant à eux la matière pour la consolidation du rapport d'activités.

Le suivi opérationnel du projet sera assuré par un Comité technique, composé :
- de l’Opérateur chef de file, chargé du secrétariat et de l’animation du Comité;
- des acteurs opérationnels, chargés de mettre en œuvre les objectifs nécessaires à la bonne réalisation du projet;
- d’autres techniciens ou prestataires externes invités selon les thématiques abordées.

Ce Comité a pour principales missions :
- de faire le point sur les réalisations de chaque opérateur;
- de mettre en exergue les imprévus ou les problèmes rencontrés et y trouver des solutions;
- de prendre des décisions communes relatives aux éléments techniques de mise en œuvre.

Son avantage majeur est d’assurer la cohérence transfrontalière, de visualiser l’avancée du travail, de valider en cours de route les étapes successives, de résoudre les imprévus et de motiver le groupe régulièrement.

En termes d’organisation, les rendez-vous du Comité technique sont trimestriels et fixés dès le début du projet.

Pour gérer efficacement le projet, nous prévoyons l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet en ligne, partagé entre tous les Opérateurs.

Le recours à un tel système est intéressant à plusieurs titres:
- il permet de bénéficier en temps réel d’une vision à jour de l’état d’avancement du projet
- il permet de suivre la progression du projet, des réalisations et des indicateurs
- il permet de stocker et partager des fichiers utiles, comme un kit de communication

Ainsi, parallèlement aux rendez-vous trimestriels du Comité technique, cette nouvelle plateforme en ligne permettra à chaque Opérateur, qu’il soit bénéficiaire ou associé, de vivre en temps réel l’état d’avancement du projet (réalisations et dépenses). Et ce, de façon simple et non chronophage.

Sous la coordination du chef de file, les Opérateurs veilleront à mettre en œuvre leurs activités en parfaite synergie et complémentarité avec celles développées dans le cadre du portefeuille AA.

Notre projet est en effet intimement lié à ce portefeuille car la thématique et le territoire couvert sont identiques. En outre, nos actions contribuent à alimenter celles des projets du portefeuille. Par exemple, une fois que les véloroutes seront créées, elles pourront être promotionnées par Ardenne Marketing.

Pour garantir une synergie optimale, chaque chef de file du portefeuille AA est Opérateur associé de ce projet:
- le GEIE Ardenne pour le portefeuille AA
- l’ADT des Ardennes pour Ardenne Ecotourism
- la FTPN pour Ardenne Ambassadors
- la FTLB pour Ardenne Marketing

En outre, IDELUX Projets publics est aussi Opérateur associé du portefeuille AA. Ce qui lui permet de suivre son état d’avancement et d’en référer auprès de ses Opérateurs.

Plus loin géographiquement mais au contenu similaire, un autre projet est lié au nôtre, Eurocyclo. C’est la raison pour laquelle les Opérateurs de ces 2 projets ont décidé de s’associer et collaborer en matière de promotion touristique. Le but: être plus visible et toucher plus de clientèle, tout en bénéficiant d’économies d’échelle (voir MT6). IDETA, chef de file d’Eurocyclo, est Opérateur associé de notre projet, et inversement.