Les actions

1. La gestion du projet

1. Présentation du module

 

  1. 1 L'organisation, la coordination et la gestion d'Ardenne Marketing, relève de la responsabilité de la Fédération Touristique du Luxembourg Belge, en tant que chef de file du projet.

Les objectifs sont de :

  • Mettre en œuvre les activités du projet en étroite collaboration avec ses opérateurs et en établissant les meilleures synergies avec les autres projets constitutifs du portefeuille Ardenne Attractivity.
  • Assurer le suivi en veillant à ce que ses objectifs de réalisation et de résultats soient atteints et que ceux-ci convergent vers les objectifs communs du portefeuille.

 

Un mode d'organisation sera mis en place. Il s'articulera autour d'un comité technique. Celui-ci sera animé par le chef de file et le coordinateur affecté au projet, il réunira l'ensemble des opérateurs ainsi que d'autres techniciens ou prestataires invités selon les thématiques abordées.

 

  1. 2 Le comité technique aura pour fonctions principales de :
  • coordonner, valider, assurer le suivi et l'évaluation des modules de travail développés par le projet, en préparant avec ses opérateurs les comités d'accompagnement Interreg, transfrontaliers et semestriels.
  • Mettre en œuvre des actions spécifiques destinées à rendre plus efficaces l'organisation, la gestion du projet en vue de sa pérennisation,tout au long de la vie du projet.
  • Mener des actions de communication portant sur les activités développées par le projet et sur les résultats obtenus.

 

Grâce à la mise en place du comité de pilotage dans le projet pilote, l'ensemble de ses missions et la mise en oeuvre de ses activités seront menées en parfaite cohérence avec celles de son portefeuille dont il est rattaché et avec les autres projets qui le composent. Le chef de file du projet aura la charge d'assurer les mises en synergie nécessaires pour y parvenir.

 

2. Présentation des activités

Activités

Détails

Activité 1.1 : Définition des modalités d’organisation et création d’outils de gestion pour la coordination et la gestion d'Ardenne Marketing
  • Les opérateurs chef de file, partenaires et associés se réuniront dans le cadre de comités techniques mensuels, en alternance sur la zone française et belge. Ces comités feront le point sur l'avancée des activités prévues en s'assurant que le calendrier et le contenu des activités sont respectés. Un compte-rendu sera rédigé par la suite, par le chef de file.
  • En fonction des besoins, des réunions techniques pourront être envisagées, regroupant les opérateurs ainsi que des structures ou personnes-ressources externes au projet mais spécialisées dans le domaine spécifique.
  • En vue de la préparation du rapport à présenter au Comité d'Accompagnement semestriel, les opérateurs partenaires seront réunis pour travailler ensemble sur la rédaction du dossier. Ils seront également présents et se partageront la présentation du rapport lors du Comité d'Accompagnement. A noter que les opérateurs de ce projet ont déjà travaillé sur des programmes INTERREG et s'appuieront sur cette expérience pour élaborer une méthode de travail efficace.

Activité 1.2 : Synergies entre Ardenne Marketing, le portefeuille Ardenne Attractivity et ses autres projets constitutifs

Dans le cadre de ses missions, le chef de file veillera à mettre en œuvre ses activités en parfaite synergie et complémentarité avec celles développées dans le cadre du portefeuille Ardenne Attractivity et l'ensemble de ses projets constitutifs.

Pour y parvenir, le chef de file de ce projet constitutif participera au comité de pilotage du portefeuille Ardenne Attractivity qui se réunira 1 à 2 fois par trimestre. Le chef de file participera activement à la mise en œuvre des activités du portefeuille concernant principalement :

  • la mise en place des outils communs de gestion et d'évaluation dont la cellule de veille stratégique et le tableau de bord de gestion en réalisant le suivi ;
  • l'organisation de journées de formation et d'information diverses ;
  • la création et l'animation d'une cellule commune, dédiée au suivi comptable et administratif ;
  • le développement et l'animation d'outils mutualisés pour l'ensemble du portefeuille,
  • la recherche permanente de moyens de communication et d'échanges capable de réduire l'impact sur l'environnement (développement du covoiturage, organisation de réunions conjointe ou en ligne, réduction des impressions papier, etc.) ;
  • la mise en place et la réalisation des actions de communication.
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